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Gerenciamento de mensagens no GMail: como você pode melhorar?

Todos sempre recebemos mais mensagens de e-mail do que podemos dar conta, isso é um fato.
A forma de sobreviver a isso é adotar o melhor gerenciamento de mensagens que seja possível.

Uma das formas mais consagradas pelo uso é manter na caixa de entrada apenas aquilo que ainda não foi resolvido, ou seja, que ainda demanda alguma providência e resposta.

Provavelmente, se não fizer isso, você terá uma caixa de entrada com centenas ou milhares de mensagens, o que causa a sensação de muito mais trabalho por fazer.

Como resultado, isso psicologicamente traz aquele desânimo de que nunca será possível dar conta das tarefas.

Ao contrário, se você adotar a prática acima sugerida, sua caixa de entrada trará apenas as mensagens que de fato requerem alguma ação. E ter poucas mensagens na caixa de entrada certamente é um alívio.

Se você nunca fez isso, inicialmente terá algum trabalho, mas o resultado é muito compensador.

Primeiro, as mensagens já recebidas

Sua primeira tarefa é arquivar tudo o que não esteja pendente. Basta selecionar as mensagens, clicando na caixinha no início de cada mensagem e clicar, em seguida, no botão ‘arquivar’.
Isso retira as mensagens da caixa de entrada e as armazena numa espécie de arquivo geral. Sempre que precisar, você poderá consultar as mensagens arquivadas.

Terminada essa ‘faxina’ na sua caixa de entrada, você terá resolvido o ‘passado’, ou seja, o que já havia sido recebido. Agora vamos cuidar do ‘futuro’, para que as novas mensagens que chegarem não venham a lhe dar tanto trabalho.

Agora, cuidando das mensagens futuras

Em primeiro lugar, foque a atenção em mensagens recorrentes, aquelas que você recebe repetidamente ou com frequência regular. Aí certamente estarão:

• boletos recebidos por e-mail (concessionárias públicas, prestadores de serviço, assinaturas de serviços variados, etc.)
• grupos de e-mails nos quais você esteja inscrito
• relatórios periódicos de algum departamento de sua empresa ou de terceiros
• ofertas de lojas virtuais (aquelas que você optou por receber por serem do seu interesse, claro)
• clippings jornalísticos
• por fim, outros que você receba regularmente

Crie filtros para essas mensagens (como criar filtros).
Os filtros observam mensagens que atendem a algum critério que você estabelece e tomam alguma ação em relação a elas. Devido ao fato que fazem isso automaticamente, poupam muito do seu trabalho.

Exemplos:

1) Se a mensagem tiver como remetente sua-excelencia-minha-chefinha@nossa-empresa.com.br, faça isso:

• aplicar marcador “veja-agora-ou-esta-demitido”
• nunca enviar para spam
• sempre marcar como importante

Mais exemplos

2) Se a mensagem contiver a palavra ‘Viagra”, faça isso:

• ignorar a caixa de entrada (arquivar)
• marcar como lida
• excluir

3) Se o assunto da mensagem for “Ata da reunião de condomínio”, faça isso:

• ignorar a caixa de entrada (arquivar)
• Aplicar o marcador “ler quando der tempo”

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Conclusão

Ao ler isso acima, você pode pensar: “Muito interessante, só que não tenho tempo para melhorar o gerenciamento de mensagens”.
Acredito, pois eu também levei ANOS para criar coragem.

Entretanto, se você gastar tempo nessa tarefa, fará uma só vez, e em todos os seus dias depois disso o próprio e-mail fará o trabalho por você, o que quer dizer economizar tempo para sempre.

Portanto, pense nisso!

 

Aprenda aqui com criar filtros no GMail em poucos cliques.

Além disso, veja outras dicas já publicadas aqui sobre o GMail.

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