Google Drive: arquivos compartilhados não existem
Se no Google Drive arquivos compartilhados não existem, onde eles estão?
Vamos entender melhor isso.
Numa organização, vários usuários do Google Drive criam arquivos e os compartilham uns com os outros.
Essa é uma das grandes vantagens do Google Drive, pois assim evita-se de mandar arquivos por e-mail (diferente do que se pensa, o e-mail não foi feito para envio de arquivos).
Porém, o que muitos não sabem é que um arquivo compartilhado pela Maria com o João não cria uma cópia do arquivo no Drive do João.
Cria apenas um ‘apontador’, no Drive do João, para o arquivo original, que está no Drive da Maria.
Ou seja, no Google Drive, os arquivos compartilhados não existem de verdade no Drive do João, só no da Maria.
Assim, se a Maria apagar o arquivo ou sair da empresa e a conta dela for removida, ele deixa de existir também no Drive do João.
Claro, é só um apontamento, que passa a apontar para lugar nenhum.
Para evitar isso, o João precisa fazer uma cópia do arquivo no Drive dele.
Como fazer isso?
Passo a passo:
Este é o arquivo original, que foi criado pela Maria no Drive dela.
Quando a Maria compartilha o arquivo, ele aparece assim no Drive do João:
Se quiser garantir que não vai perder esse arquivo, caso a Maria o apague, o João deve fazer uma cópia.
É só clicar com o botão direito sobre o arquivo e escolher a opção ‘Fazer uma cópia’.
Ao copiar, aparece esta mensagem para o João, indicando que a cópia está na página inicial do Drive, ou seja, em “Meu Drive”.
A cópia continuará existindo no Drive do João, mesmo se a Maria apagar o arquivo, como mostrado abaixo:
O arquivo copiado aparece assim no Drive do João.
Uma vez copiado o arquivo, o João pode fazer o que quiser com a cópia dele: renomear, mudar para outra pasta, compartilhar com outros, etc.
Resumindo:
Ao lidar com arquivos no Google Drive, sempre se pergunte: o arquivo é meu ou foi apenas compartilhado comigo?
Drives Compartilhados
Uma forma diferente de administrar arquivos, para as organizações, é o recurso chamado “Drives Compartilhados”.
Neles, os arquivos não pertencem ao usuário, mas sim à organização.
Se o usuário sair da organização, os arquivos continuam ali, disponíveis para os demais usuários que têm o acesso.
Do mesmo modo, veja aqui mais informações, direto do Google, sobre arquivos compartilhados.
Além disso, veja outras dicas já publicadas aqui sobre uso do Google Drive
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